3. Про Програму впровадження системи електронного документообігу в Нікольській райдержадміністрації

Posted in 31 - а сесія районної ради від 31.07.2018

 проект

 
УКРАЇНА
Н І К О Л Ь С Ь К А    Р А Й О Н Н А      Р А Д А
 
Р І Ш Е Н Н Я
районної    ради
 
 
 
                         ______       № ________
смт Нікольське
alt
alt
 

 

 
Про Програму впровадження системи
 
електронного документообігу
 
в Нікольській райдержадміністрації
 
 
Керуючись статтею 43, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно до законів України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про телекомунікації», «Про обов'язковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня 2017 року № 649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні», доручення голови Донецької облдержадміністрації, керівника обласної військово-цивільної адміністрації від 27 квітня 2018 року № 11/9-18, заслухавши інформацію керівника апарату райдержадміністрації, районна рада
 
ВИРІШИЛА:
 
1. Затвердити Програму впровадження  системи електронного документообігу в Нікольській райдержадміністрації (далі – Програма), що додається.
 
2. Апарату райдержадміністрації (Плахотная) забезпечити виконання заходів Програми.
 
3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію з питань економічної та інвестиційної політики, бюджету, фінансів, розвитку малого і середнього бізнесу (Каіра).
 
 
 
Голова районної ради                                                                         В. МІТЬКО
 Додаток
до рішення районної ради
 
_____________№________
 
 
 
ПРОГРАМА
впровадження системи електронного документообігу в
Нікольській райдержадміністрації
 
 
ПАСПОРТ
 
Розпорядчі документи для розроблення Програми
 
 
 
 
 
 
 
 
Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис»;
постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня            2017 року № 649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні»;
доручення голови Донецької облдержадміністрації, керівника обласної військово-цивільної адміністрації від     27 квітня 2018 року № 11/9-18
 
Розробник Програми
 
Апарат райдержадміністрації
Відповідальні виконавці Програми
 
загальний відділ апарату райдержадміністрації, головний спеціаліст з контролю апарату райдержадміністрації, відділ фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації, сектор архітектури та містобудування райдержадміністрації
 
Термін реалізації Програми
 
2018 рік
Фінансування Програми
Районний бюджет
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
І. Вступ
 
Ефективність управління державних органів у сучасних умовах значною мірою залежить від вирішення завдань оперативного створення електронних документів, контролю за їх виконанням, від організації збереження, а також пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити ефективність роботи, можливість скоротити часові витрати на розв’язання задач, пов’язаних із діяльністю державних органів. Автоматичний контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців, робить результати підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації.
Головне призначення СЕД – автоматизувати весь комплекс робіт із електронними документами: введення у систему, їх реєстрацію, розподіл і розсилання, редагування, оперативне збереження, пошук і перегляд, відтворення, контроль виконання, розмежування доступу до них тощо. Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за умов обмеженого фінансування державних органів. Крім цього, застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів, удосконалити механізм організації та виконання документів, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього пошуку
Переваги безпаперового документообігу:
доступність інформації;
прозорість руху документів;
відсутність потреби зберігання паперових копій (не потребують створення фізичних умов для зберігання та матеріальних витрат);
пришвидшення розгляду документів і зменшення середньої тривалості опрацювання одного документа;
посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу і налагодженню механізму взаємодії підрозділів;
оперативність, синхронність, одночасність колективної роботи з документами (один і той самий документ можуть опрацьовувати синхронно кілька працівників одночасно, перебуваючи на власному робочому місці).
 
ІІ. Мета та завдання Програми
 
Метою провадження СЕД в райдержадміністрації є автоматизація та оптимізація окремих етапів та процесів діловодства і документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису у відповідності з сучасними вимогами законодавства, а саме:
підвищення ефективності прийняття управлінських рішень;
посилення контролю виконавської дисципліни;
оптимізація потоків документаційної інформації в паперовому й електронному вигляді;
виключення випадків втрати документів;
створення єдиного інформаційного простору для ведення, обробки, аналізу, зберігання документів;
забезпечення багатофункціонального доступу до інформаційної бази дані системи документообігу;
забезпечення оперативного контролю ефективності діловодства для інформування керівництва, контролю виконання строків, установлених для виконання документів, прийняття рішень на основі повної інформації про хід виконання документів;
зменшення кількості рутинних і ручних операцій, підвищення швидкості обробки документів.
Основні завдання СЕД:
оперативна доставка документів керівництву і надання їм необхідної інформації для прийняття рішень;
значне підвищення виконавчої дисципліни співробітників за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва й організації надійного контролю за їх виконанням;
прискорення внутрішнього документообігу;
поступове зменшення частки паперового документообігу;
виявлення вузьких і слабких місць у роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;
значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки ефективності обробки документів в райдержадміністрації, первинний аналіз даних і регулярна перевірка стану діловодства;
підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів, зменшення впливу людського фактору під час обробки даних за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів;
забезпечення цілісності та конфіденційності інформації.
Виходячи з вищенаведених завдань, функціональна структура СЕД складається з наступних підсистем:
реєстрація та діловодство;
опрацювання звернень громадян;
доставка документів структурним підрозділам;
колективне опрацювання документів;
контроль виконання доручень керівництва;
відправка вихідної кореспонденції;
електронний архів документів;
підготовка звітів та статистики;
модуль обробки документів засобами електронної пошти;
захист інформації;
електронний цифровий підпис;
публічна інформація.
 
ІІІ. Фінансове забезпечення
 
Фінансування заходів Програми здійснюється за рахунок коштів районного бюджету. Прогнозний обсяг фінансування заходів Програми складає 187 510,00 грн.
 
ІV. Заходи Програми
 
Розрахунок вартості впровадження автоматизованої системи діловодства на базі системи управління документами «ДОК ПРОФ 3»
 
№ п/п
Найменування позиції
Кіль-сть
Ціна за одиницю,
в грн
Сума,
в грн
І
Програмне забезпечення
 
 
 
1.
Компонента «Клієнт «ДОК ПРОФ 3»
5
2 400,00 
12 000,00 
 
Всього за програмне забезпечення:
 
 
12 000,00 
ІІ.
Спеціалізоване обладнання
 
 
 
1.
Контактний сканер штрих-коду для ідентифікації документа (LS 2208)
2
6 000,00 
12 000,00
2.
Принтер для нанесення штрих-коду матричний (Epson LQ-630)
2
18 000,00 
36 000,00
3.
Сканер документний (Epson DS-530)
1
23 000,00 
23 000,00
4.
Операційна система Windows 10
1
5 500,00
5 500,00
5.
Операційна система Windows 7
2
4 500,00
9 000,00
6.
Системний блок ACER Aspire TC-780 (DT.B8DME.006)
1
10 000,00
10 000,00
 
Всього за обладнання:
 
 
95500,00
ІІІ.
Послуги
 
 
 
1.
Налаштування серверної компоненти СКБД Oracle
1
15 000,00
15 000,00
2.
Налаштування серверної компоненти програмного забезпечення «ДОК ПРОФ 3»
1
15 000,00
15 000,00
3.
Первинне заповнення даних в базу даних, створення ролей і надання доступу користувачам «ДОК ПРОФ 3»
1
30 000,00 
30 000,00
4.
Віддалений груповий тренінг користувачів (реєстраторів, діловодів, контролерів) роботі в «ДОК ПРОФ 3»до 10 чол (8 год).
0,25
6 000,00 
1 500,00
5.
Віддалений груповий тренінг адміністраторів «ДОК ПРОФ 3» до 5 чол. (16 год.)
1
12 000,00 
12 000,00 
6.
Віддалений груповий тренінг користувачів (виконавці, керівники, помічники) до 10 чол. роботи в «ДОК ПРОФ 3» до 5 чол. (4 год.)
0,25
3 000,00
750,00
7.
Імпорт даних з попередньої системи Лотус
0
30 000,00
0
8.
Віддалене консультування користувачів в процесі дослідної експлуатації (5 робочих днів)
1
5 760,00 
5760,00 
 Всього за Послуги:
 
 
80010,00
Загалом по всім позиціям:
 
 
187 510,00
 
ІV. Очікувані результати Програми
 
Створення та впровадження СЕД в райдержадміністрації забезпечить:
однократну реєстрацію документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи;
можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу);
єдину базу документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів;
ефективну організовану систему пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;
розвинену систему звітності, що дозволяє контролювати рух документів у процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних із звітів.
 
 
Керуючий справами районної ради                                                  О. ГОРБАТЕНКО
      
 
Підготовлено: апаратом райдержадміністрації
 
 
Керівник апарату райдержадміністрації                                           А. ПЛАХОТНАЯ
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ПЕРЕВАГИ ВІД ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ
Система реалізована на основі багаторічного досвіду розробки і впровадження рішень у сфері автоматизації діловодства, електронного документообігу і контролю виконання документів, що гарантує при її впровадженні ряд значних переваг, а саме:
№ п/п
Зміст переваги
Механізм досягнення переваги
1.
Керівники будуть оперативно одержувати документи і необхідну інформацію для прийняття рішень
Інформація із бази даних СЕД буде надаватися керівникам в автоматичному настроєному режимі безпосередньо на екран ПК і може бути отримана за необхідності у будь-який момент
2.
Підвищитися виконавча дисципліна співробітників
Це стане можливим за рахунок своєчасного автоматичного повідомлення співробітників убудованими засобами СЕД про доручення керівництва, і організації надійного контролю над їх виконанням за допомогою оперативних звітів
3.
Прискориться внутрішній і зовнішній документообіг
Прискорення відбудеться завдяки руху документів в електронному вигляді замість паперового і за рахунок використання новітніх комп'ютерних технологій на всіх етапах документообігу
4.
Будуть виключені випадки втрати оригіналів документів
Всі документи надійно зберігаються в сучасній високопродуктивній Системі управління базами даних, що знижує до мінімуму необхідність переміщення паперових оригіналів між користувачами. Крім того, при експлуатації Системи передбачені резервне копіювання й архівація даних
5.
Підвищитися загальний рівень корпоративної культури, будуть поліпшені форми подання документів, порядок їхньої обробки
У СЕД використовуються стандартизовані форми реєстраційних карток документів.
Всі процеси діловодства автоматизовані відповідно до регламентних документів Замовника
6.
Підвищиться оперативність і з'явиться максимальна гнучкість при створенні різноманітних звітів
СЕД дозволить у режимі реального часу створювати звіти, необхідні для прийняття рішень, за допомогою убудованих функцій. Крім того, звіти можна створювати за довільною комбінацією реквізитів документів
7.
Значно зменшаться витрати часу на пошук необхідних документів
СЕД має потужні засоби для пошуку документів за допомогою шаблонів і довільної комбінації реквізитів документів, з можливістю збереження й імпорту результатів пошуку у формат MS Office
8.
Підвищиться оперативність технологічних процесів обробки документів, і зменшиться вплив людського фактору під час обробки даних
Підвищення оперативності здійснюється за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів і відповідних апаратних рішень
9.
Буде забезпечена цілісність і конфіденційність інформації
Вбудовані можливості адміністрування СЕД забезпечать максимально можливий рівень захисту і контроль доступу до конфіденційної інформації
10.
Частка паперового документообігу поступово і значно зменшиться
Після впровадження Системи користувачі зможуть здійснювати обробку документів в основному в електронному вигляді, що приведе до зазначеного ефекту
 
 
 
 
 
 
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
до проекту рішення районної ради
 
«Про Програму впровадження системи електронного документообігу
в Нікольській райдержадміністрації»
 
Програма впровадження системи електронного документообігу в Нікольській райдержадміністрації (далі – Програма) розроблена з метою автоматизації та оптимізації окремих етапів та процесів діловодства і документообігу (створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів) із застосуванням електронного цифрового підпису у відповідності з сучасними вимогами законодавства.
Законодавчим підґрунтям для розроблення Програми є ст. 43, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», доручення голови Донецької облдержадміністрації, керівника обласної військово-цивільної адміністрації від                 27 квітня 2018 року № 11/9-18, закони України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про телекомунікації», «Про обов'язковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня 2017 року             № 649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні».
Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації.
Реалізація заходів Програми дасть можливість автоматизувати весь комплекс робіт із електронними документами: введення у систему, їх реєстрацію, розподіл і розсилання, редагування, оперативне збереження, пошук і перегляд, відтворення, контроль виконання, розмежування доступу до них тощо. Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за умов обмеженого фінансування державних органів. Крім цього, застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів, удосконалити механізм організації та виконання документів, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього пошуку.
 
 
 
Керівник апарату райдержадміністрації                                         А. ПЛАХОТНАЯ
І

нформація про Програму впровадження системи електронного документообігу в Нікольській райдержадміністрації
 
 
Ефективність управління державних органів у сучасних умовах значною мірою залежить від вирішення завдань оперативного створення електронних документів, контролю за їх виконанням, від організації збереження, а також пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити ефективність роботи, можливість скоротити часові витрати на розв’язання задач, пов’язаних із діяльністю державних органів. Автоматичний контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців, робить результати підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації.
Головне призначення СЕД – автоматизувати весь комплекс робіт із електронними документами: введення у систему, їх реєстрацію, розподіл і розсилання, редагування, оперативне збереження, пошук і перегляд, відтворення, контроль виконання, розмежування доступу до них тощо. Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за умов обмеженого фінансування державних органів. Крім цього, застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів, удосконалити механізм організації та виконання документів, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього пошуку
Переваги безпаперового документообігу: доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність потреби зберігання паперових копій (не потребують створення фізичних умов для зберігання та матеріальних витрат), пришвидшення розгляду документів і зменшення середньої тривалості опрацювання одного документа, посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу і налагодженню механізму взаємодії підрозділів, оперативність, синхронність, одночасність колективної роботи з документами (один і той самий документ можуть опрацьовувати синхронно кілька працівників одночасно, перебуваючи на власному робочому місці).
Метою провадження СЕД в райдержадміністрації є автоматизація та оптимізація окремих етапів та процесів діловодства і документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису у відповідності з сучасними вимогами законодавства, а саме:
підвищення ефективності прийняття управлінських рішень;
посилення контролю виконавської дисципліни;
оптимізація потоків документаційної інформації в паперовому й електронному вигляді;
виключення випадків втрати документів;
створення єдиного інформаційного простору для ведення, обробки, аналізу, зберігання документів;
забезпечення багатофункціонального доступу до інформаційної бази дані системи документообігу;
забезпечення оперативного контролю ефективності діловодства для інформування керівництва, контролю виконання строків, установлених для виконання документів, прийняття рішень на основі повної інформації про хід виконання документів;
зменшення кількості рутинних і ручних операцій, підвищення швидкості обробки документів.
Основні завдання СЕД:
оперативна доставка документів керівництву і надання їм необхідної інформації для прийняття рішень;
значне підвищення виконавчої дисципліни співробітників за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва й організації надійного контролю за їх виконанням;
прискорення внутрішнього документообігу;
поступове зменшення частки паперового документообігу;
виявлення вузьких і слабких місць у роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;
значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки ефективності обробки документів в райдержадміністрації, первинний аналіз даних і регулярна перевірка стану діловодства;
підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів, зменшення впливу людського фактору під час обробки даних за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів;
забезпечення цілісності та конфіденційності інформації.
Виходячи з вищенаведених завдань, функціональна структура СЕД складається з наступних підсистем: реєстрація та діловодство, опрацювання звернень громадян, доставка документів структурним підрозділам, колективне опрацювання документів, контроль виконання доручень керівництва, відправка вихідної кореспонденції, електронний архів документів, підготовка звітів та статистики, модуль обробки документів засобами електронної пошти, захист інформації, електронний цифровий підпис, публічна інформація.
Фінансування заходів Програми здійснюється за рахунок коштів районного бюджету. Прогнозний обсяг фінансування заходів Програми складає 187 510,00 грн.
Створення та впровадження СЕД в райдержадміністрації забезпечить:
однократну реєстрацію документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи;
можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу);
єдину базу документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів;
ефективну організовану систему пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;
розвинену систему звітності, що дозволяє контролювати рух документів у процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних із звітів.
 
 
 
Керівник апарату райдержадміністрації                                                 А. ПЛАХОТНАЯ