Положення про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ НІКОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

Posted in Архівний відділ

 

УКРАЇНА

 

НІКОЛЬСЬКАРАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

 

від 16.06.2016 № _180_

смт Нікольське

 

 

Про затвердження  Положення 

про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ НІКОЛЬСЬКОЇ

РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

                                                 

 

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 року №887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», наказу Міністерства юстиції України від 05.03.2012 року № 368/5, наказу Укрдержархіву від 18.01.2013 № 4 «Про затвердження Методичних рекомендацій», розпоряджень голови райдержадміністрації від 28.05.2013 року № 137 «Про надання відділам райдержадміністрації прав юридичних осіб», від 25.06.2013 року № 153 «Про внесення  змін до розпорядження голови  райдержадміністрації  від  28.05.2013 року № 137», керуючись ст. 5 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»

 

1.Затвердити Положення про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ НІКОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ (далі - Положення) (додається).

2.Вважати таким, що втратило чинність розпорядження голови райдержадміністрації від 06.12.2013року № 398 «Про затвердження Положення про архівний відділ Володарської районної державної адміністрації».

3.Контроль за виконанням розпорядження покласти на керівника апарату  райдержадміністрації Плахотную А.Л.

 

 

 

В.о. голови райдержадміністрації                                                            В.М.Павлішин

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

райдержадміністрації

від __________ №__________

 
 
 
Положення 
про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ НІКОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ
ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ 
 
 
1.  Загальні положення
 
1.1. Архівний відділ Нікольської районної державної адміністрації (далі – архівний відділ) утворюється головою Нікольської  районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Нікольського району забезпечує виконання покладених на архівний відділ завдань, є правонаступником архівного відділу Володарськоїрайонної державної адміністрації. 

1.2. Архівний відділ підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний державному архіву Донецької області.

1.3. Архівний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Мін'юсту та Укрдержархіву, розпорядженнями голови обласної, районних державних адміністрацій, рішеннями районної ради, наказами директора державного архіву області, а також цим Положенням.
1.4. Статус архівного відділу, передбачений законом, та його статус як юридичної особи публічного права визначаються головою районної державної адміністрації.
 
2. Основні завдання
 

2.1.Основними завданнями архівного відділу є:

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;
координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;
внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
здійснення контролю за діяльністю архівних установ (трудових архівів), заснованих  районною, селищною та сільськими радами.
 
3. Функції
 
Архівний відділ, відповідно до визначених повноважень виконує такі функції:

3.1. Організовує виконанняКонституціїі законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією.

3.2. Забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

3.3. Здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень.

3.4.Бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку району.

3.5.Складає і за погодженням з державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання.

3.6. Вносить пропозиції щодо проекту місцевого бюджету.

3.7.Забезпечує ефективне і цільове використання бюджетних коштів.

3.8.Розробляє проекти розпоряджень голови районної держадміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень.

3.9.Бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади.

3.10.Готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної держадміністрації.

3.11.Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.

3.12.Готує проекти угод, договорів у межах своїх повноважень.

3.13.Розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян.

3.14.Опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

3.15.Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є.

3.16.Постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень.

3.17.Здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування.

3.18.Забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.

3.19.Забезпечує зберігання, облік і охорону:
документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих архівному відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
документів особового походження;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до них; 
3.20.Організовує роботу, пов'язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
3.21.Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування.
3.22.Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

3.23.Веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків.

3.24.Подає на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу.

3.25.Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
3.26.Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).
3.27.Веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, надає відомості про ці документи державному архіву області.

3.28.Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.

3.29.Передає державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
3.30.Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
3.31.Надає архівні довідки, копії документів, задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.
3.32.Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

3.33.Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.

3.34.Бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів).

3.35.Забезпечує захист персональних даних.

 

4. Права
 
Архівний відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право: 

4.1.Одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2.Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної держадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою).

4.3.Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної держадміністрації у здійсненні управління архівною справою та діловодством на території району.

4.4.Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.

4.5.Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції архівного відділу.

4.6.Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

4.7.Отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.8.Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.9.Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
4.10.Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
4.11.Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

4.12.Установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом.

4.13.Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 
5. Взаємодія з іншими суб’єктами
 
Архівний відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє: з іншими структурними підрозділами; апаратом районної держадміністрації; органами місцевого самоврядування; територіальними органами міністерств; підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності; трудовими архівами,заснованими районною, селищноюта сільськими радами; приватними архівними установами, заснованими фізичними або юридичними особами приватного права; об'єднаннями громадян; громадськими спілками з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на відділ завдань та здійснення запланованих заходів.
 
6. Керівництво
 
Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням із державним архівом області та обласною державною адміністрацією.
Начальник архівного відділу: 

6.1.Здійснює керівництво архівним відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

6.2.Подає на затвердження голові районної держадміністрації Положення про архівний відділ.

6.3.Затверджує посадові інструкції працівників архівного відділу та розподіляє обов’язки між ними.

6.4.Планує роботу архівного відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної держадміністрації з профільних питань.

6.5.Вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи архівного відділу.

6.6.Звітує перед головою районної держадміністрації, державним архівом області про виконання покладених на архівний відділ завдань та затверджених планів роботи.

6.7.Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції архівного відділу, та розробляє проекти відповідних рішень.

6.8.Може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування.

6.9.Представляє інтереси архівного відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва районної держадміністрації.

6.10.Видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

6.11.Затверджує Положення та склад експертної комісії архівного відділу, організовує роботу експертної комісії, являється головою комісії.

6.12.Подає на затвердження голови районної держадміністрації проекти кошторису та штатного розпису архівного відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників.

6.13. Розпоряджається коштами у межах затвердженого головою районної держадміністрації кошторису архівного відділу.

6.14.Здійснює добір кадрів.

6.15.Організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців архівного відділу.

6.16. Призначає на посаду та звільняє з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців архівного відділу, визначає їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.

6.17.Приймає на роботу та звільняє з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників архівного відділу, які не є державними службовцями, визначає їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.

6.18. Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень архівного відділу.

6.19.Забезпечує дотримання працівниками архівного відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

6.20.Здійснює інші повноваження, визначені законом.

 
7. Прикінцеві положення
 

7.1. Для проведення експертизи цінності документів архівний відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» (із змінами). Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник відділу.

7.2. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників архівного відділу, визначає голова районної державної адміністрації. Штатний розпис та кошторис архівного відділу затверджує голова районної держадміністрації за пропозиціями начальника архівного відділу.
7.3. Архівний відділ, утворений як юридична особа публічного права, має самостійний баланс, рахунки в органах Казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
 

 

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                                          А.Л. Плахотная

 

Положення про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ НІКОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ розроблено архівним відділом райдержадміністрації

 

Начальникархівного відділу

райдержадміністрації О.Г.Альгіна