НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ 1-8

Posted in Архівний відділ

Архівний відділ Володарської райдержадміністрації

                                                                                       ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                       Начальник архівного відділу

                                                                                       __________О.Г.Альгіна

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2016 рік

Індекс

справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість

справ

(томів, частин)

Строки

зберігання

справ (тому, частини),

номери

статтей за

переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Питання організаційно-аналітичного забезпечення

Індекс - 01

01- 01

Закони,  постанови  та  інші акти  Верховної  Ради  України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України;  Укази,  розпорядження Президента  України,  постанови,  розпорядження  Кабінету Міністрів України. Копії

 

Доки не мине потреба1

ст.1 б,

2 б,3 б

ТП

1Що стосується

діяльності

архівного

відділу -постійно

01- 02

Накази, розпорядження  Державної  архівної служби  України та, інших, вищих за рівнем, органів . (Копії)

 

Доки не мине потреба1

ст. 3 б ТП

1Що стосується

діяльності

архівного

відділу -постійно

01- 03

Накази державного  архіву області. (Копії)

 

Доки не мине потреба1

ст. 3 б ТП

1Що стосується

діяльності

архівного

відділу -постійно

01- 04

Рішення та розпорядження  місцевих органів влади та місцевого самоврядування. (Копії)

 

Доки не мине потреба1

ст. 3б, 7 б ТП

1Що стосується

діяльності

архівного

відділу -постійно

01- 05

Інструкції, нормативно-методичні розробки Державної архівної служби України, державного архіву області

 

До заміни новими

ст. 20 б ТП

 

01- 06

Інструкція з діловодства в архівному відділі

 

Постійно

ст. 20 а

ТП

 

01- 07

Положення  про  архівний відділ

 

 

Постійно

ст. 39 ТП

 

 

 

 

 

 

 

01- 08

Положення про експертну комісію архівного відділу

 

Постійно

ст. 20 аТП

 

01- 09

Установчі документи архівного відділу (свідоцтво, документи про реєстрацію , та ін.)

 

Постійно

ст.30

ТП

 

01- 10

Накази  начальника  архівного  відділу  з  основної  діяльності

 

Постійно

ст. 16 а

ТП

 

01- 11

Накази начальника архівного відділу з адміністративно-господарських питань

 

5 р.,

ст. 16 в

ТП

 

01- 12

Регіональна Програма забезпечення збереження документів НАФ України в Донецькій області на 2011-2015 роки та документи про хід виконання (листи, інформації, аналізи)

 

Доки не мине потреба

ст. 148 б ТП

 

01- 13

Місцева Програма забезпечення збереження документів НАФ в районі  на 2011-2015 роки та документи про хід виконання (листи, інформації, аналізи)

 

Постійно

ст. 148 а ТП

 

01- 14

Документи (заходи, інформації, підсумки) про хід виконання Програми щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

 

Постійно

ст. 148 а ТП

 

01- 15

План  розвитку  архівної

справи в районі  на 2011-2015 роки та документи про хід виконання (листи, інформації, аналізи)

 

Постійно

ст. 149 ТП

 

01- 16

Річний план  розвитку архівної справи в  районі  та пояснювальна записка (ф.110)

 

 

Постійно1

ст. 157 а ТП

 

1За наявності

відповідних

звітів – 5 р.

01- 17

Річний  звіт  про  виконання

плану  розвитку  архівної

справи  в  районі  та пояснювальні записки

(ф. 110, 111, 112, 206, 209)

 

Постійно

ст. 296 б

ТП

 

01- 18

Піврічний звіт розвитку архівної справи та пояснювальна записка  (ф.110)

 

5 р.

ст. 296в

ТП

 

01- 19

Квартальні звіти розвитку архівної справи та пояснювальні записки (ф.110)

 

3 р.1

ст. 296г

ТП

1в електронному вигляді

01- 20

Документи (довідки, інформації, плани заходів, висновки) комплексних перевірок архівного відділу держархівом області, органами вищими за рівнем

 

Постійно

ст.76 а

ТП

 

01- 21

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямків діяльності архівного відділу

 

5 р. ЕПК

ст. 77

 

 

 

01- 22

Документи (довідки, доповідні записки, інформації) про виконання рішень та рекомендацій за результатами перевірок

 

5 р. ЕПК

ст. 81

 

01-23

Документи (плани, програми, списки,листування про підвищення ділової кваліфікації, проведення семінарів, нарад) працівників діловодних служб та архівних підрозділів, установ, організацій, підприємств

 

5 р. ЕПК

ст. 537

ТП

 

01- 24

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі архівного відділу

 

Постійно

ст. 82 а

ТП

 

01- 25

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) особистого та другорядного порядку

 

5 р. 1

ст. 82 б

ТП

1У разі неодноразового звернення – 5р. після останнього розгляду

01- 26

Документи (запити, листування тощо) з питань забезпечення доступу до публічної інформації

 

5 р.

ст. 85

ТП

 

01- 27

Документи (акти, довідки,приписи) з питань пожежної безпеки

 

5 р.

ст 1180

ТП

 

01- 28

Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни керівника відділу

 

Постійно

ст. 45 а

ТП

 

01- 29

Листування з органами виконавчої влади та місцевого самоврядування з основних (профільних) та організаційних питань діяльності архівного відділу

 

5 р. ЕПК

ст.22 ТП

 

01- 30

Листування з державним архівом області з основних питань діяльності архівного відділу

 

5 р. ЕПК

ст.22 ТП

 

01- 31

Листування з установами зони комплектування архівного відділу з основних (профільних) питань діяльності

 

5 р. ЕПК

ст.23 ТП

 

01- 32

Журнал  реєстрації  наказів  начальника архівного відділу з

основної діяльності

 

 

Постійно

ст. 121 а ТП

 

01- 33

Журнал  реєстрації  наказів  начальника архівного відділу з

адміністративно-господарських питань

 

5 р.

ст 121 в

ТП

 

 

 

 

01- 34

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

 

10 р.1

ст. 481

ТП

1Після закінчення журналу

01- 35

Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

 

10 р.1

ст. 482

ТП

1Після закінчення журналу

01- 36

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці

 

5р.

ст. 121 в ТП

 

01- 37

Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки

 

10 р.1

ст. 482

ТП

1Після закінчення журналу

01- 38

Книга обліку печаток та штампів (відбитків)

 

3 р.

ст. 1034 ТП

 

01- 39

Журнал обліку нормативно-методичної літератури

 

1 р.

ст. 127 в ТП

 

01- 40

Журнал обліку вогнегасників

 

3 р.

ст. 1189 ТП

 

01- 41

Журнал реєстрації звернень (пропозицій, заяв, скарг) громадян

 

5 р.

ст. 124

ТП

 

01- 42

Журнал реєстрації документів (запитів, листів тощо) з питань забезпечення доступу до публічної інформації

 

5 р.

ст. 124

ТП

 

01- 43

Журнал обліку особистого прийому громадян керівником архівного відділу

 

3р.

ст. 125

ТП

 

01-44

Журнал реєстрації вхідної документації

 

3р.

ст. 122 ТП

 

01- 45

Журнал реєстрації вихідної документації

 

3р.

ст. 122 ТП

 

01- 46

Журнал реєстрації телефонограм

 

1р.

ст. 126

ТП

 

01- 47

Справа фонду архівного відділу (історичні довідки, акти перевірки наявності й стану документів, акти прийому-передачі документів, про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду)

 

Постійно

ст. 130 ТП

 

01- 48

Описи справ на документи постійного зберігання архівного відділу

 

Постійно

ст. 137а ТП

 

01- 49

Описи справ на документи тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) архівного відділу

 

 

3 р.1

ст. 137 б

ТП

1Після знищення справ

 

 

01- 50

Номенклатура справ архівного відділу

 

5р.

ст.112 а1 ТП

1Після заміни новими та за умови складання зведених описів справ

Контроль за організацією діловодства та станом архівної справив організаціях

Індекс - 02

02- 01

Документи  (аналітичні  довідки,  доповіді,  анкети)  про

стан  діловодства  та  архівної

справи в установах зони комплектування архівного відділу

 

Постійно

ст. 1а ГП

 

02- 02

Документи  (довідки,  відомості, анкети) про організацію та хід підбиття  підсумків  оглядів стану  діловодства  та  архівної  справи  в  організаціях, що перебувають  у  зоні комплектування архівного відділу

 

10 р. ЕПК

ст. 3 ГП

 

02- 03

Наглядові  справи*  юридичних  осіб – джерел  формування  НАФ  (копії  наказів  з

питань  архівної справи  і

діловодства,  положень  про

архівний  підрозділ,  службу

діловодства  та  ЕК,  примірник  зведеної  номенклатури  справ,  інструкції  з діловодства,  договори,  експертні  висновки  (довідки) про  проведення  експертизи цінності  документів,  документи перевірок, листування

з профільних питань тощо) – зони комплектування архівного відділу

 

5 р. ЕПК1

ст. 5 ГП

 

1Після

виключення зі

списку юридичних осіб-джерел форму-вання НАФ та

за умови

передавання

документів до

архівного

відділу

Документи

наглядових

справ підлягають експертизі цінності у разі заміни їх

новими

02- 04

Наглядова  справа* - трудового архіву (положення про архівні установи, довідки про перевіряння, листи тощо)

 

Постійно

ст.9 ГП

 

02- 05

Картотека  обліку (електронна  база  даних) роботи  з

юридичними  особами – джерелами формування НАФ зони комплектування архівного відділу

 

 

5 р. ЕПК1

ст. 11 ГП

 

1Після виключення зі списку юридичних осіб –джерел формування НАФ та за умови пере-давання документів до архівного відділу

02- 06

Паспорти  архівних  підрозділів організацій зони комплектування архівного відділу

 

3 р.1

ст. 14 ГП

 

1Після заміни новими

02- 07

Документи (довідки, висновки) перевірок установ, організацій, підприємств зони комплектування архівного відділу

 

5 р. ЕПК

ст. 77 ТП

 

02- 08

Документи (довідки, висновки) перевірок основної діяльності трудового архіву

 

Постійно

ст. 76 а

ТП

 

02- 09

Листування з установами зони комплектування архівного відділу з питань організації діловодства та архівної справи

 

5 р.ЕПК

ст. 20 ГП

 

02- 10

Листування  з  проведення

комплексних,  тематичних  і

контрольних  перевірянь

роботи  служб  діловодства,

ЕК  та  архівних  підрозділів

організацій зони комплектування архівного відділу

 

5 р.

ст. 21 ГП

 

Експертиза цінності документів

Індекс -03

03- 01

Типові переліки документів із зазначенням строків їх зберігання

 

До заміни новими

ст. 26 б ГП

 

03- 02

Галузеві переліки документів із зазначенням строків їх зберігання

 

До заміни новими

ст. 27 б ГП

 

03- 03

Типові (примірні) номенклатури справ

 

До заміни новими

ст. 30 б ГП

 

03- 04

Протоколи засідань експертної комісії архівного відділу

 

Постійно

ст. 31 а ГП

 

03-05

Витяги з протоколів засідань

ЦЕПК, ЕПК

 

 

5 р. ЕПК

ст. 33 б ГП

 

Витяги з протоколів

засідань ЦЕПК,

що стосуються

діяльності архівного відділу

- постійно

 

03- 06

Експертні  висновки  на  описи  справ,  акти,  інструкції  з

діловодства,  номенклатури

справ,  положення  про  служби  діловодства,  положення про  ЕК  та архівні підрозділи

 

5 р. ЕПК

ст. 32 ГП

 

03- 07

Виписки з протоколів засідань ЕПК держархіву області

 

5 р. ЕПК

ст. 33 б ГП

 

03- 08

Акти про повернення документів їх власнику

 

Постійно1

ст. 35 ГП

1Зберігаються у справі фонду

03- 09

Акти про виявлення документів, що не стосуються архіву, фонду

 

Постійно1

ст. 36 ГП

1Зберігаються у справі фонду

03- 10

Акти про вилучення документів з НАФ

 

Постійно1

ст. 37 ГП

1Зберігаються у справі фонду

03- 11

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, що складаються архівними установами зони комплектування архівного відділу

 

Постійно1

ст. 38 ГП

1Зберігаються у справі фонду

03- 12

Листування з установами та організаціями зони комплектування архівного відділу з питань розшуку невиявлених справ

 

5 р. ЕПК

ст. 42 ГП

 

03- 13

Журнал обліку документів, надісланих на розгляд ЕПК (ЕК)

 

3 р.1

ст. 45 ГП

1Після закінчення журналу

03- 14

Журнал обліку рішень ЕПК (ЕК)

 

Доки не мине потреба

ст. 44ГП

 

03- 15

Журнал обліку консультацій, наданих працівникам організацій з питань архівної справи та діловодства

 

3 р.1

ст. 51 ГП

1Після закінчення журналу

Комплектування

Індекс – 04

 

04- 01

Список юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівних установ (джерел комплектування), зміни та доповнення до нього

 

Постійно

ст.53 ГП

 

04- 02

Список юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архівних установ, зміни та доповнення до нього

 

Постійно

ст.54 ГП

 

04- 03

Список фізичних осіб, які передають (або можуть передавати) документи НАФ до архівних установ області, зміни та доповнення до нього

 

Постійно

ст.57 ГП

 

04- 04

Список юридичних та фізичних осіб – потенційних джерел формування НАФ, зміни та доповнення до нього

 

До заміни новими

ст.59 ГП

 

04- 05

Список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, зміни та доповнення до нього

 

Постійно1

ст.58 ГП

1Електронний варіант

04- 06

Список фізичних осіб – власників приватних архівних зібрань у зоні комплектування архівних установ області, зміни та доповнення до нього

 

Постійно

ст.60 ГП

 

04- 07

Список архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права у зоні комплектування архівних установ області, зміни та доповнення до нього

 

Постійно

ст.61 ГП

 

04- 08

Договори, угоди про співробітництво архівного відділу з власниками документів НАФ, заснованими на приватній формі власності, та архівними установами,заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права

 

5 р.1

ст.62 ГП

1Після закінчення строку дії договору. Можуть зберігатися у складі наглядових справ

04- 09

Договори, угоди між фізичними особами-власниками документів НАФ та архівним відділом щодо дарування, купівлі-продажу документів тощо

 

 

Постійно

ст. 66 ГП

 

 

04- 10

Річні плани-графіки приймання-передавання документів до архівного відділу

 

1 р.

ст. 68 ГП

 

04- 11

Акти приймання-передавання документів до архівного відділу

 

Постійно1

ст. 69 ГП

1Зберігаються у справі фонду, аудіовізуаль-них, електронних документів - окремо

04- 12

Журнал попередньої реєстрації документів особового походження

 

Постійно

ст. 72 ГП

 

Забезпечення збереженості, реставрація, виготовлення копійдокументів

Індекс - 05

05- 01

Документи  (аналітичні  довідки,  доповідні  записки,

акти)  про  стан  забезпечення

збереженості  документів 

архівного відділу

 

Постійно

ст. 73 а ГП

 

05- 02

Договори на проведення дезінфекції, дезінсекції та інших робіт щодо забезпечення збереженості документів в архівному відділі

 

5 р.1

ст. 78 ГП

1Після закінчення строку дії договору

05- 03

Схема  поділу фондів  на категорії

 

 

Постійно

ст. 80 ГП

 

05-  04

Схема розміщення фондів у архівосховищах

 

3 р.1

ст.81 ГП

1Після заміни

новою

05- 05

Покажчик топографічний пофондовий

 

1 р.1

ст. 82 а ГП

1Після заміни

новим

05- 06

Покажчик топографічний постелажний

 

1 р.1

ст. 82  б ГП

1Після заміни

новим

05- 07

Акти про видавання справ, документів у тимчасове користування

 

Постійно1

ст. 91 ГП

1Зберігаються у справі фонду

05- 08

Акти, протоколи про вилучення справ (документів) слідчим органам

 

Постійно1

ст. 92 ГП

1Зберігаються у справі фонду

 

05- 09

Акти приймання-передавання справ начальником відділу та особами, відповідальними за архівосховищами

 

Постійно

ст. 93 ГП

 

05- 10

Книга  обліку  видавання  документів  (справ)  з  архівосховища  співробітникам  архівного відділу

 

 

30 р.1

ст. 104 а ГП

 

1Після

закінчення

книги та

повернення

документів

05- 11

Книга обліку видавання документів (справ) з архівосховища у читальний зал

 

30 р.1

ст. 104 б ГП

 

1Після

закінчення

книги та

повернення

документів

05- 12

Книга  обліку  видавання  документів  (справ)  у  тимчасове  користування  за  межами архівного відділу

 

30 р.1

ст. 104 в ГП

 

1Після

закінчення

книги та

повернення

документів

05- 13

Аркуш користування справами

 

Постійно

ст. 105 ГП

 

05- 14

Журнал  реєстрації спостережень  за  станом  температурно-вологісного  режиму зберігання архівних документів

 

1 р.1

ст. 112 ГП

 

1Після

закінчення

журналу

Довідковий апарат до документів та їх облік

Індекс - 06

06- 01

Інструкція з обліку документів в архіві

 

Постійно

ст. 20 а ТП

 

06- 02

Паспорт архівного відділу (ф. 202)

 

Постійно

ст.147 ГП

 

06- 03

Список фондів

 

 

Постійно

ст. 122 ГП

 

06- 04

Аркуші фондів

 

 

Постійно

ст. 130 ГП

 

06- 05

Аркуш обліку фото-, відеодокументів

 

 

Постійно

ст.132 ГП

 

06- 06

Книга  обліку  надходжень  документів  на  постійне  зберігання

 

Постійно

ст.162 ГП

 

06- 07

Книга обліку аудіовізуальних документів, на які створено фонд користування

 

Постійно

ст.97 ГП

 

06- 08

Книга обліку описування аудіовізуальних документів

 

Постійно

ст. 175, ГП

 

06- 09

Книга обліку приймання документів на депоноване зберігання

 

3 р.1

ст. 163ГП

1Після закриття книги та повернення документів (справ)

06- 10

Книга обліку вибуття документів

 

Постійно

ст. 176 ГП

 

06- 11

Книга обліку справ з кадрових питань (особового складу)

 

Постійно

ст. 164 ГП

 

06- 12

Описи справ постійного зберігання

 

Постійно

ст. 139 ГП

 

06- 13

Описи аудіовізуальних документів

 

Постійно

ст. 140 ГП

 

06- 14

Опис документів особового походження

 

Постійно

ст. 139 ГП

 

06- 15

Описи справ з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) зберігання

 

3 р.1

ст. 143 ГП

1Після знищення справ

06- 16

Описи  справ  тимчасового

зберігання

 

3 р.1

ст. 144 ГП

1Після знищення

справ

06- 17

Реєстр описів

 

 

Постійно

ст. 136 ГП

 

06- 18

Справи  фондів  (історичні (біографічні) і тематичні довідки  до  фондів,  акти  приймання-передавання  документів,  акти, аркуші  перевіряння  наявності  й  стану документів,  акти  про  вилучення  документів,  про  нестачу  й  невиправні  пошкодження  документів,акти  про видавання справ у тимчасове користування,  огляди  фондів,  списки,  аркуші,  картки фондів,  бібліографічна  інформація  про  видання,  у яких  використано  інформацію архівних документів)

 

Постійно

ст. 133 ГП

 

06- 19

Паспорт архівосховища

 

 

До заміни новим

ст.148 ГП

 

06- 20

Картка фонду

 

 

Постійно

ст. 131 ГП

 

06- 21

Відомості про зміни у складі

та обсязі фондів (документів

НАФ)  станом  на  01  січня

кожного року

 

Постійно

ст. 149 ГП

 

 Користування документами та використання архівної інформації

Індекс - 07

07- 01

Документи (аналітичні довідки, доповіді, огляди) про стан використання архівної інформації

 

 

Постійно

ст. 181 а ГП

 

07- 02

Документи (тематичні переліки, огляди, листи), складені за документами архівного відділу з питань інформації зацікавлених організацій

 

Постійно

ст. 183 а ГП

 

07- 03

Документи (плани, протоколи, звіти, довідки)  про роботу архівного відділу з використання інформації архівних документів до ювілейних дат та з метою ініціативного інформування зацікавлених організацій

 

Постійно

ст. 184 ГП

 

07- 04

Документи (тематико-експозиційні плани, переліки документів, альбоми, комплекти тематичних добірок, акти приймання експонатів, відомості, програми зустрічей, списки учасників, тексти повідомлень, реклами, книги відгуків) з питань виставкової діяльності

 

Постійно

ст. 190 а ГП

 

07- 05

Документи (доповідні записки, довідки, зведення) про проведення аналізу роботи архівного відділу з виконання запитів соціально-правового характеру

 

Постійно

ст. 191 а ГП

 

07- 06

Запити  юридичних  і  фізичних  осіб  соціально-правового,  тематичного,  персонального  і  майнового  характеру та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи) з їх

виконання

 

10 р. ЕПК

ст. 194 ГП

 

07- 07

Справи користувачів, які працюють в читальній залі архівного відділу (заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування, документи (лист), що підтверджує повноваження користувача, замовлення на видавання описів і документів, на виготовлення копій документів, листування тощо)

 

25 р. ЕПК1

ст. 196 ГП

1Особові справи видатних державних і політичних діячів, діячів науки, культури - пост.

07- 08

Книга реєстрації справ користувачів читального залу архівного відділу

 

25 р.1

ст. 197 ГП

1Після закінчення книги

07- 09

Алфавітна картотека користувачів читального залу архівного відділу

 

Доки не мине потреба

ст. 200 ГП

 

07- 10

Журнали реєстрації запитів юридичних і фізичних осіб з питань наведення довідок  соціально-правового характеру

 

10 р. 1

ст. 202 а ГП

1Після закінчення журналу

07- 11

Журнали реєстрації запитів юридичних і фізичних осіб з питань наведення довідок  тематичного характеру

 

10 р. 1

ст. 202 б ГП

1Після закінчення журналу

07- 12

Журнали реєстрації запитів юридичних і фізичних осіб з питань наведення довідок  персонального характеру

 

10 р. 1

ст. 202 в ГП

1Після закінчення журналу

07- 13

Журнали реєстрації запитів юридичних і фізичних осіб з питань наведення довідок  майнового характеру

 

10 р. 1

ст. 202 г ГП

1Після закінчення журналу

07- 14

Тематичний каталог по фондам архівного відділу

 

Постійно

ст. 151 в ГП

 

Питання роботи з кадрами

Індекс - 08

08- 01

За­ко­ни, поста­но­ви та ін­ші ак­ти Вер­хо­в­ної Ра­ди Укра­ї­ни; поста­но­ви та інші акти Вер­хо­в­ної Ра­ди Ав­то­но­м­ної Ре­с­пу­б­лі­ки Крим; поста­но­ви, рі­шен­ня, інші акти ко­мі­те­тів і ко­мі­сій Вер­хо­в­ної Ради Укра­ї­ни, які регламентують роботу відділу з кадрових питань. Копії

 

Доки не мине потреба1

ст. 1б, 2б, 3б

ТП

1Що стосуються діяльності організації-пост.

08- 02

Рішення та розпорядження  місцевих органів влади та місцевого самоврядування з кадрових питань. Копії.

 

Доки не мине потреба

ст. 3 б ТП

1Що стосуються діяльності організації-пост.

08- 03

Пра­ви­ла, по­ло­жен­ня, регламенти, інст­ру­к­ції; ме­то­ди­ч­ні вка­зів­ки та ре­ко­мен­да­ції щодо роботи з кадрами. Копії.

 

До заміни новими

ст. 20 б

ТП

 

08- 04

Накази начальника архівного відділу з кадрових питань (особового складу)

 

75 р.2

ст. 16 б ТП

2Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням –

5 р.

08- 05

Положення про преміювання працівників архівного відділу. Копія.

 

Постійно

ст. 424 а ТП

Зберігаються в справі з наказами з основної діяльності

08- 06

Посадові інструкції працівників архівного  відділу

 

5 р.1

ст. 43 ТП

1Після заміни новими

08- 07

Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплат надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажові книги 

 

10 р.1

ст. 501 ТП

1 За відсутності наказів про встановлення надбавок - 75р.

08- 08

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

 

5 р.1

ст. 636 ТП

 

08- 09

Документи (характеристики, атестаційні листи, висновки, протоколи тощо) про проведення атестації державних службовців

 

75 р.1,2

ст. 637 ТП

1Зберігаються в особових справах

2Ті, що не увійшли до особових справ, -5 р.

 

08- 10

Документи (особові річні плани, відомості про державних службовців, самооцінка, оцінка безпосереднім керівником) щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань

 

75 р.1,2

ст. 637 ТП

1Зберігаються в осо­­бо­вих справах

2Ті, що не увійш­ли до осо­бо­вих справ, – 5 р.

 

08- 11

Особові справи працівників архівного відділу

 

75 р.1,2

ст.493 в ТП

1Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші другорядного – 3 р. після звільнення

2Після звільнення

08- 12

Трудові договори

 

75 р. ЕПК

ст. 492 ТП

 

08- 13

Річні статистичні звіти про кількість працівників, їх якісний склад і рух кадрів (ф. №7-ТНВ, 9 ДС)

 

Постійно

ст. 302 б

ТП

 

08- 14

Місячні статистичні звіти про наявність вакансій та про прийнятих працівників (ф.№5-ПН, 3-ПН)

 

5 р.

ст. 363 ТП

 

08- 15

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

 

50 р.

ст. 530 а ТП

 

08- 16

Книга обліку руху особових справ державних службовців

 

75 р.

ст. 528 ТП

 

08- 17

Графік відпусток працівників архівного відділу

 

1 р.

ст. 515 ТП

 

08- 18

Журнал реєстрації наказів начальника архівного відділу з кадрових питань (особового складу)

 

75 р.

ст. 121 б ТП

 

08- 19

Журнали реєстрації наказів начальника архівного відділу про відпустки

 

5 р.

ст. 121 б ТП

 

08- 20

Журнал реєстрації наказів начальника архівного відділу про відрядження

 

5 р.

ст. 121 б ТП

 

08- 21

Журнал реєстрації листків непрацездатності

 

3 р.1

ст. 739 ТП

1Після закінчення журналу

08- 22

Заяви громадян особистого та другорядного характеру та документи з їх розгляду

 

5 р.1

ст. 82 б ТП

1У ра­зі не­од­нора­зо­вого звер­­­нен­ня – 5 р. пі­с­ля остан­ньо­го розгля­ду

08- 23

Акти , приписи з охорони праці, пожежної безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання

 

 

5 р. ЕПК

ст. 437 ТП

 

08- 24

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

 

45 р. ЕПК1

ст. 453 ТП

1Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.

08- 25

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

 

10 р.

ст. 455 ТП

 

08- 26

Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

 

45 р.1

ст. 477 ТП

1Після закінчення журналу

08- 24

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

 

45 р. ЕПК1

ст. 453 ТП

1Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.

08- 25

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

 

10 р.

ст. 455 ТП

 

08- 26

Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

 

45 р.1

ст. 477 ТП

1Після закінчення журналу

Питання фінансово-господарської діяльності

Індекс – 09

09-01

За­ко­ни, поста­но­ви та ін­ші ак­ти Вер­хо­в­ної Ра­ди Укра­ї­ни; пос-та­но­ви та інші акти Вер­хо­в­ної Ра­ди Ав­то­но­м­ної Ре­с­пу­б­лі­ки Крим; поста­но­ви, рі­шен­ня, інші акти ко­мі­те­тів і ко­мі­сій Вер­хо­в­ної Ради Укра­ї­ни, які регламентують роботу відділу. Копії

 

Доки не мине потреба

ст. 1б, 2б, 3б

ТП

 

09-02

Інструкції і методичні вказівки вищих за рівнем установ з питань бухгалтерського обліку та звітності

 

До заміни новими

ст. 20 б ТП

 

09-03

Рішення та розпорядження  місцевих органів влади та місцевого самоврядування з питань фінансово-господарської діяльності та кадрів. Копії.

 

Доки не мине потреба

ст. 3 б ТП

 

09-04

Штатний розпис архівного відділу та переліки змін до нього

 

 

Постійно

ст. 37 а ТП

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  09- 05

Кошторис  прибутків і видатків та розрахунки до нього

 

Постійно1

ст. 193 а ТП

1За місцем розроблення, в інших організаціях-доки не мине потреба

09- 06

До­ку­мен­ти про від­крит­тя в орга­ні­за­ці­ях бан­ку роз­ра­хун­ко­вих і по­то­ч­них ра­хун­ків та офор­м­лен­ня по­в­но­ва­жень на про­ве­ден­ня гро­шо­во-­ро­з­ра­хун­ко­вих опе­ра­цій за ра­хун­ка­ми

 

5 р.1

ст. 209 ТП

1Після закриття рахунку

09- 07

Річний бухгалтерський звіт про виконання кошторису асигнувань з державного бюджету та пояснювальна записка до нього

 

Постійно

ст. 311 б ТП